Datenschutzerklärung
Stand: 5. Oktober 2026
Orbi ist ein KI-Rezeptionist: Er nimmt für Restaurants, Praxen, Salons und Hotels Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und Web-Chats entgegen, beantwortet Fragen und trägt Reservierungen, Termine und Bestellungen ein. Dabei werden Personendaten bearbeitet – von den Betrieben, die Orbi nutzen, und von deren Kundinnen und Kunden, die anrufen oder schreiben.
Diese Erklärung beschreibt, was wir tatsächlich tun: welche Daten wo anfallen, welche Dienstleister beteiligt sind, wo sie sitzen, wie lange wir Daten aufbewahren und welche Rechte Sie haben. Sie richtet sich an Betriebe, die prüfen, ob sie Orbi einsetzen können, und an Personen, die mit einem Betrieb über Orbi in Kontakt stehen. Massgebend sind das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, soweit anwendbar, die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
01Verantwortlicher
Eduart Tuda (Einzelunternehmen Orbi)Oberfeldstrasse 958408 WinterthurSchweizE-Mail: info@or-bi.ch
Es ist kein Datenschutzberater und kein Vertreter in der EU bestellt; eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht.
02Zwei Rollen: Wer für welche Daten verantwortlich ist
Orbi tritt in zwei verschiedenen Rollen auf. Das ist die wichtigste Aussage dieser Erklärung.
- Orbi als Auftragsbearbeiter: Ruft eine Person ein Restaurant, eine Praxis oder ein Hotel an, das Orbi nutzt, oder schreibt sie diesem Betrieb per WhatsApp oder Web-Chat, dann ist dieser Betrieb der Verantwortliche für ihre Daten. Wir bearbeiten die Daten ausschliesslich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen, so wie es ein Telefondienst oder eine Reservierungssoftware täte. Der Betrieb entscheidet, wofür die Daten verwendet werden, sieht die Transkripte und Buchungen in seinem Dashboard und kann sie löschen lassen.
- Orbi als Verantwortlicher: Für diese Website, das Kontaktformular, Anfragen zur Aktivierung, die Konten und Verträge unserer Kunden, die Rechnungsstellung und für unsere eigene Informationslinie (+41 44 505 24 68, die Orbi selbst beantwortet) sind wir selbst verantwortlich.
Was das für Sie als Anruferin oder Anrufer bedeutet: Der Betrieb, den Sie kontaktiert haben, ist Ihre Ansprechstelle für Auskunft, Berichtigung und Löschung. Er kennt Ihre Buchung und Ihre Nachrichten und kann sie im Dashboard einsehen. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen an den Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung – wir handeln aber nicht ohne seine Weisung, weil die Daten ihm anvertraut sind.
Mit jedem Betrieb schliessen wir einen Vertrag über die Auftragsbearbeitung (Art. 9 revDSG, Art. 28 DSGVO). Er ist auf Anfrage erhältlich. Der Betrieb bleibt dafür verantwortlich, seine Kundinnen und Kunden über den Einsatz von Orbi zu informieren und – wo nötig – eine Rechtsgrundlage zu haben, insbesondere bei Gesundheitsdaten (siehe Abschnitt 4).
03Daten, für die Orbi selbst verantwortlich ist
Besuch der Website. Beim Aufruf von or-bi.ch oder or-bi.al verarbeitet unser Webserver die IP-Adresse, den Browsertyp, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite und den Zeitpunkt. Diese Angaben stehen in den Zugriffsprotokollen des Servers und dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche. Sie werden nach 14 Tagen gelöscht und mit keinen anderen Daten verknüpft. Es gibt keine Besucheranalyse und kein Tracking (siehe Abschnitt 8).
Kontaktformular. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig) und Nachricht werden in unserer Datenbank gespeichert und per E-Mail an unser Postfach zugestellt, damit wir antworten können. Grundlage ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Vertragsanbahnung bzw. berechtigtes Interesse).
Anfrage zur Aktivierung. Wer einen Plan wählt, sendet uns Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betrieb, Ort, gewünschten Plan und eine Nachricht. Wir speichern die Anfrage, senden sie an unser Vertriebspostfach und schicken Ihnen eine Bestätigung in der Sprache der Seite. Ist die Anfrage von einem angemeldeten Konto gestellt, wird sie mit diesem verknüpft. Grundlage ist der Vertragsabschluss.
Unsere Informationslinie +41 44 505 24 68. Diese Nummer beantwortet Orbi selbst: Sie sprechen mit einem KI-Assistenten, der erklärt, wie Orbi in Ihrem Betrieb funktioniert. Wir verarbeiten Ihre Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer und Sprache des Anrufs und das Textprotokoll des Gesprächs. Nennen Sie im Gespräch Betrieb, Branche, Ort, E-Mail-Adresse oder Ihr Interesse an einem Plan, wird daraus eine Anfrage in unserer Vertriebsliste, die wir – wie ein Kontaktformular – zur Kontaktaufnahme nutzen und einmalig per E-Mail an unser Vertriebspostfach senden. Eine Tonaufzeichnung gibt es nicht (siehe Abschnitt 5).
Konto und Registrierung. Beim Erstellen eines Kontos speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als bcrypt-Hash, nie im Klartext), Name und Art des Betriebs, Telefonnummer, Ort, Markt (Schweiz oder EUR-Raum) und den gewählten Plan. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Links mit einem zufälligen Token; gespeichert wird nur dessen Hash, der Link ist einmalig gültig und läuft kurz nach dem Versand ab. Grundlage ist der Vertrag.
Vertrag, Nutzung und Zahlung. Zum Konto gehören Plan, Status des Abonnements, Zeitraum, Nutzungszähler (Anrufminuten, Gespräche und Erinnerungsanrufe pro Kalendermonat) und die Stripe-Kundennummer. Die Zahlung läuft über Stripe: Karten- und Bankdaten geben Sie ausschliesslich auf den Seiten von Stripe ein; sie erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Wir erhalten von Stripe Name, E-Mail-Adresse, Plan, Zahlungsstatus und Rechnungsereignisse. Grundlage sind der Vertrag und die gesetzlichen Buchführungspflichten.
Testphase. Erhält ein Interessent einen Test, verschicken wir einen Link, der den Test erst auf Knopfdruck startet (das Öffnen der E-Mail startet nichts). Vom Link speichern wir nur einen Hash; er ist einmalig gültig und verfällt am Ende des Tages. Während des Tests gilt für die Gespräche Abschnitt 4 – der Interessent ist Verantwortlicher für die Personen, die seine Testnummer anrufen.
Support-Chat im Dashboard. Fragen, die Sie im Dashboard an den Orbi-Support-Assistenten stellen, werden zur Beantwortung an Anthropic (Abschnitt 6) übermittelt und nicht in unserer Datenbank gespeichert. Ihr Browser merkt sich eine zufällige Sitzungskennung (siehe Abschnitt 8).
E-Mails von uns. Wir versenden Bestätigungs- und Passwort-Links, Hinweise auf Mitarbeiter-Notizen (mit dem Inhalt der betreffenden Kundennachricht), Hinweise, dass ein Kunde in einem vom Personal übernommenen Gespräch geschrieben hat, Nutzungshinweise bei 80 % und 100 % des Kontingents, Test-Einladungen und Bestätigungen zu Anfragen. Der Versand erfolgt über Brevo; die Antwort landet in unserem Postfach bei Virtono und wird an unser Google-Postfach weitergeleitet (Abschnitt 6). Werbe-Newsletter versenden wir keine.
04Daten, die Orbi im Auftrag der Betriebe bearbeitet
Hier ist der Betrieb, den Sie kontaktieren, der Verantwortliche. Was anfällt, hängt vom Kanal ab.
Telefon. Wir verarbeiten die Rufnummer des Anrufers (Anruferkennung), Zeitpunkt, Dauer, erkannte Sprache und das Textprotokoll des Gesprächs (was gesagt wurde, in Textform) sowie das Ergebnis. Was Sie während des Gesprächs mitteilen – Name, Rückrufnummer, Datum und Uhrzeit, Personenzahl, gewünschte Dienstleistung oder Bestellung, besondere Wünsche –, wird als Reservierung, Termin oder Bestellung in das Dashboard des Betriebs eingetragen. Kann der Assistent etwas nicht beantworten, hinterlässt er eine Notiz für das Personal. Das Gespräch selbst wird nicht als Tonaufzeichnung gespeichert (Abschnitt 5).
Erinnerungsanrufe. Praxen und Salons können Orbi beauftragen, Kundinnen und Kunden am Tag vor einem Termin anzurufen. Orbi nennt zu Beginn immer, wer anruft und in wessen Auftrag, fragt nach Bestätigung oder Absage (per Stimme oder Tastendruck 1/2) und schreibt die Antwort als Text in den Termin zurück. Läuft ein Anrufbeantworter, hinterlässt Orbi nur die Identifikation und versucht es später erneut. Auch diese Anrufe werden nicht aufgezeichnet.
WhatsApp. Ihre WhatsApp-Nummer, Ihre Nachrichten und die Antworten des Assistenten werden als Gesprächsverlauf gespeichert, damit der Assistent den Zusammenhang kennt und das Personal den Verlauf lesen und selbst antworten kann. Die Nachrichten laufen über die WhatsApp Business Platform von Meta zu einer von uns selbst betriebenen Automationsschicht (n8n) auf unserem Server und von dort zu Orbi. Für Ihr WhatsApp-Konto gilt daneben die Datenschutzerklärung von WhatsApp. Sprachnachrichten werden wie in Abschnitt 5 beschrieben in Text umgewandelt; die Aufnahme wird danach verworfen, gespeichert wird nur der Text.
Web-Chat auf der Website des Betriebs. Gespeichert werden Ihre Nachrichten und die Antworten sowie eine zufällige Kennung, die den Verlauf zusammenhält. Normalerweise vergibt der Chat sie pro Browser-Tab, sie verschwindet also beim Schliessen des Tabs. Bietet der Betrieb seine Kunden-App auf Orbi an, speichert der Chat stattdessen eine zufällige Gerätekennung im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit Sie das Gespräch später auf demselben Gerät fortsetzen können; wir speichern davon nur einen nicht umkehrbaren Fingerabdruck (Hash), nicht die Kennung selbst. Der Chat setzt kein Cookie, und es wird keine IP-Adresse gespeichert. Ihren Namen oder Ihre Telefonnummer verarbeiten wir nur, wenn Sie sie im Chat für eine Buchung angeben. Hat der Betrieb die Spracheingabe eingeschaltet, können Sie eine Nachricht auch sprechen: Ihr Browser fragt dafür nach dem Zugriff auf das Mikrofon, die Aufnahme (höchstens 60 Sekunden) wird an Orbi übertragen, wie in Abschnitt 5 beschrieben in Text umgewandelt und unmittelbar danach gelöscht. Gespeichert wird nur der Text, den Sie im Chat als Ihre Nachricht sehen.
Kunden-App und freiwilliges Konto. Ein Betrieb kann eine eigene App auf Orbi anbieten, die Sie auf den Startbildschirm legen und ohne Konto nutzen können. Legen Sie ein Konto an, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Sprache und verknüpfen Ihre Gespräche mit diesem Betrieb mit dem Konto, damit Sie sie auch auf anderen Geräten wiederfinden. Sie melden sich mit einem sechsstelligen Code oder einem Link an, den wir Ihnen per E-Mail senden; beide gelten 10 Minuten und nur einmal, und wir speichern sie nur in einer Form, die sich nicht zurücklesen lässt. Eine Anmeldung bleibt 180 Tage oder bis zur Abmeldung gültig (Cookie, siehe Abschnitt 8). Erlauben Sie Benachrichtigungen, gibt uns Ihr Browser eine Adresse bei seinem Push-Dienst; wir nutzen sie nur, um Ihnen «Neue Antwort von <Betrieb>» anzuzeigen – der Inhalt der Nachricht steht nie in der Benachrichtigung. Mit Konto senden wir Ihnen, wenn Sie eine Antwort nach 10 Minuten noch nicht gesehen haben, einen kurzen E-Mail-Hinweis ohne den Inhalt der Antwort, höchstens einen pro Stunde; diese E-Mails können Sie im Konto jederzeit ausschalten. Ein Konto gehört immer nur zu einem Betrieb; dieser ist der Verantwortliche.
Wissensdatenbank und Betriebsdaten. Speisekarten, Dienstleistungen, Zimmerkategorien, Öffnungszeiten und Wissenseinträge, die der Betrieb im Dashboard pflegt, sind Teil der Anweisungen an den Assistenten. Enthalten sie Personendaten (etwa Namen von Mitarbeitenden), werden auch diese in seinem Auftrag verarbeitet.
Gesundheitsdaten in Zahnarztpraxen und Kliniken. Praxen können Patientenakten (Stammdaten, Behandlungen, Befunde, Rechnungen) im Dashboard führen. Erkennt der Assistent eine Anruferin oder einen Anrufer an der Rufnummer, erhält er einen Auszug dieser Akte als Kontext, um das Gespräch zu führen – zum Beispiel den nächsten Termin. Das sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c revDSG, Art. 9 DSGVO). Die Praxis ist dafür verantwortlich, dass sie diese Daten erheben darf und ihre Patientinnen und Patienten über Orbi informiert; wir verarbeiten sie nur nach ihrer Weisung, speichern sie auf unserem Server in Deutschland und übermitteln den Auszug ausschliesslich an Anthropic zur Formulierung der Antwort (Abschnitt 6). Bei einem Anruf wird nie eine Akte angelegt oder verändert – ein Anruf von einer falschen Nummer macht niemanden zum Patienten.
Test-Chat für Betriebe. Der Test-Assistent im Dashboard verhält sich wie der echte, speichert aber nichts als Buchung oder Gespräch; die Nachrichten werden nur zur Beantwortung an Anthropic übermittelt. Gezählt wird lediglich die Anzahl Testnachrichten pro Monat.
Google-Bewertungen. Verbindet ein Betrieb sein Google-Unternehmensprofil mit Orbi, erhält Orbi von Google eine Zugriffsberechtigung (verschlüsselt gespeichert), die E-Mail-Adresse des verwendeten Google-Kontos, den gewählten Standort und die Bewertungen dieses Standorts: angezeigter Name der Rezensentin oder des Rezensenten, Sternebewertung, Text und Zeitpunkte. Orbi liest die Bewertungen etwa alle 30 Minuten, formuliert mit dem KI-Sprachmodell (Abschnitt 6) Antwortvorschläge aus der Bewertung und den eigenen Wissenseinträgen des Betriebs und veröffentlicht sie auf Google – nach Freigabe durch den Betrieb oder, wenn der Betrieb das ausdrücklich eingestellt hat, automatisch. Die Bewertungen sind bei Orbi eine vorübergehende Kopie: Sie wird täglich aufgefrischt und spätestens 30 Tage, nachdem Google eine Bewertung nicht mehr anzeigt, gelöscht; bei Trennung der Verbindung sofort. Der Betrieb kann die Berechtigung jederzeit in Orbi oder in seinem Google-Konto widerrufen. Für die Nutzung von Daten aus Google-Diensten hält sich Orbi an die Google API Services User Data Policy einschliesslich der Limited-Use-Anforderungen.
Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie: Er trägt ein, was Sie ihm sagen, und jede Buchung ist für die Mitarbeitenden des Betriebs sichtbar und änderbar. Es findet kein Profiling statt.
05Keine Tonaufzeichnung – so wird Sprache verarbeitet
Orbi speichert keine Gesprächsaufzeichnungen. Was von einem Anruf bleibt, ist das Textprotokoll und die daraus entstandene Buchung, beides im Dashboard des Betriebs sichtbar.
- Schweizerdeutsch und Deutsch werden in erster Linie auf unserer eigenen Hardware in Winterthur (Schweiz) in Text umgewandelt, mit einem eigens auf Schweizerdeutsch angepassten Spracherkennungsmodell. Die Sprache des Anrufers geht in zwei Fällen auch an Deepgram (USA): zu Beginn jedes Anrufs, solange noch nicht feststeht, in welcher Sprache das Gespräch geführt wird, zur Spracherkennung parallel zu unserem Modell; und wenn unsere Hardware nicht verfügbar ist oder nicht rechtzeitig antwortet — dann wandelt Deepgram die betroffenen Gesprächsabschnitte in Text um.
- Englisch, Italienisch und Griechisch werden von Deepgram (USA) transkribiert. In allen Fällen wird nur die Sprache des Anrufers übermittelt, gestreamt oder als kurze Abschnitte, nie das ganze Gespräch als Datei.
- WhatsApp-Sprachnachrichten und Aufnahmen aus der Spracheingabe im Web-Chat werden in der Sprache des Betriebs umgewandelt: Deutsch in erster Linie auf unserer eigenen Hardware in Winterthur (parallel zur Spracherkennung und als Ersatz Deepgram, USA), Englisch und Italienisch von Deepgram (USA), Albanisch und Griechisch von Azure Speech (Microsoft, Region Schweden), bei Griechisch mit Deepgram als Ersatz. Die Aufnahme wird nur für die Umwandlung verwendet und nicht gespeichert; es bleibt der Text.
- Keiner dieser Dienste bewahrt die Aufnahmen auf: Jede Anfrage an Deepgram ist von dessen Programm zur Modellverbesserung ausgeschlossen, und Deepgram behält die Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung der Anfrage nötig ist; Azure Speech nutzen wir in einem Modus, in dem Microsoft die übermittelten Daten weder aufbewahrt noch speichert.
- Die Antworten des Assistenten werden von Azure Speech (Microsoft, Region Schweden) als Sprache erzeugt. Übermittelt wird nur der Text der Antwort.
- Die Telefonleitung selbst stellt Twilio bereit. Je nach Leitung streamt Twilio den Ton live an unseren Server, ohne ihn zu speichern, oder es entstehen bei Twilio pro Gesprächsbeitrag kurze Aufnahmen, die wir sofort nach der Umwandlung in Text löschen – erfolgreich oder nicht. Ein Sicherheitsmechanismus löscht innert weniger Minuten nach Entstehen jede Aufnahme, die noch vorhanden wäre, und jedes Ausbleiben einer Löschung wird protokolliert.
Für die Anrufe bei unserer eigenen Informationslinie gilt dasselbe.
06Auftragsbearbeiter und Empfänger
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Alle sind vertraglich zur Auftragsbearbeitung verpflichtet und dürfen die Daten nur für den genannten Zweck verwenden. Weitere Empfänger gibt es nicht; wir verkaufen keine Daten und geben sie nur dann an Behörden weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
| Dienstleister | Zweck | Daten | Standort |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting von Anwendung und Datenbank | Alle gespeicherten Daten (ruhend auf dem Server) | Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland |
| Eigene Hardware (Orbi) | Spracherkennung Schweizerdeutsch/Deutsch (in erster Linie); verschlüsselte Sicherungskopien | Sprachdaten der Anrufe; verschlüsselte Datenbanksicherungen | Winterthur, Schweiz |
| Anthropic, PBC | KI-Sprachmodell: formuliert die Antworten des Assistenten | Gesprächsprotokoll bzw. Nachrichten, Betriebsdaten (Speisekarte, Wissenseinträge, Öffnungszeiten), bei Praxen der Aktenauszug; bei verbundenem Google-Unternehmensprofil Text und Sterne der Bewertungen, die beantwortet werden | USA |
| Deepgram, Inc. | Spracherkennung Englisch, Italienisch, Griechisch; bei Deutsch/Schweizerdeutsch zu Beginn jedes Anrufs (Spracherkennung) und als Ersatz, wenn unsere eigene Hardware nicht verfügbar ist; Sprachnachrichten aus WhatsApp und Spracheingabe im Web-Chat nach denselben Regeln | Sprachdaten der Anrufe, Sprachnachrichten und Spracheingaben | USA |
| Microsoft (Azure Speech) | Sprachausgabe der Antworten; Spracherkennung für albanische und griechische Sprachnachrichten und Spracheingaben | Text der Antworten; Ton dieser Sprachnachrichten und Spracheingaben | Region Schweden (EU); Microsoft Ireland Operations Ltd. |
| Twilio Inc. | Telefonie (Rufnummern, Verbindung, Live-Audio) | Rufnummern, Zeitpunkt, Dauer, Ton während des Gesprächs, kurzlebige Aufnahmen (Abschnitt 5) | USA; Verbindungsdaten nach Twilios eigener Aufbewahrung |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business Platform) | Zustellung von WhatsApp-Nachrichten | WhatsApp-Nummer, Nachrichteninhalt | Irland; Meta-Konzern |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Versand unserer E-Mails | Empfängeradresse, Inhalt der E-Mail | Paris, Frankreich |
| Virtono Networks SRL (cPanel-Hosting) | Postfach für info@ und support@or-bi.ch: nimmt eingehende E-Mails an, behält eine Kopie und leitet sie an unser Google-Postfach weiter | Absender, Inhalt der E-Mail | Bukarest, Rumänien (EU) |
| Google Ireland Ltd. (Gmail) | Unser Arbeitspostfach: erhält die weitergeleiteten eingehenden E-Mails (Kontaktformular, Anfragen, Antworten) | Absender, Inhalt der E-Mail | Irland; Google-Konzern |
| Google LLC (Google Business Profile API) | Lesen der Bewertungen und Veröffentlichen der Antworten im Google-Unternehmensprofil eines Betriebs, der die Verbindung hergestellt hat | Zugriffsberechtigung, E-Mail-Adresse des Google-Kontos, Standort, Bewertungen und Antworten | USA (Google LLC, Mountain View; zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework) |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung und Abonnements | Name, E-Mail-Adresse, Plan; Karten- und Bankdaten nur bei Stripe | Dublin, Irland |
| Push-Dienste der Browser-Hersteller (Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification Service, Mozilla Push Service, Microsoft Windows Push Notification Services) | Zustellung der Benachrichtigungen der Kunden-App, nur wenn Sie sie erlauben | Push-Adresse Ihres Browsers; der Hinweis «Neue Antwort von <Betrieb>», Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass der Push-Dienst ihn nicht lesen kann | USA oder EU, je nach Hersteller Ihres Browsers |
Welcher Push-Dienst verwendet wird, bestimmt Ihr Browser, nicht wir. Er erhält nur die Push-Adresse und einen verschlüsselten Hinweis, den er nicht lesen kann.
Anthropic verwendet die übermittelten Daten nach seinen kommerziellen Nutzungsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Die Automationsschicht für WhatsApp (n8n) und die Datenbank betreiben wir selbst auf dem Hetzner-Server; sie sind keine Dritten.
07Bekanntgabe ins Ausland
Deutschland, Irland, Frankreich, Schweden und Rumänien verfügen aus Schweizer Sicht über einen angemessenen Datenschutz (Anhang 1 der Datenschutzverordnung) und gehören zum EU-Raum. Die Push-Dienste der Browser-Hersteller (Abschnitt 6) können die Push-Adresse Ihres Browsers in den USA bearbeiten; der Hinweis selbst ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Anthropic, Deepgram, Twilio und – für Betriebe mit verbundenem Google-Unternehmensprofil – Google LLC sitzen in den USA. Für diese Übermittlungen gelten die Standardvertragsklauseln der EU mit dem für die Schweiz nötigen Zusatz, ergänzt – wo der Anbieter zertifiziert ist – durch das Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Betriebe, die keine Übermittlung in die USA wünschen, können Orbi in dieser Form nicht einsetzen: Das Sprachmodell von Anthropic ist der Kern des Assistenten. Wir sagen das lieber hier als in einem Vertragsanhang.
09Aufbewahrung und Löschung
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Zugriffsprotokolle des Webservers (IP-Adresse etc.) | 14 Tage |
| Technische Protokolle der Anwendung und der WhatsApp-Automation (können Auszüge aus Gesprächen enthalten) | 14 Tage |
| Tonaufnahmen bei Twilio (nur auf Leitungen der ersten Generation) | Sofort nach der Umwandlung in Text, spätestens nach wenigen Minuten; auf den übrigen Leitungen entsteht keine |
| Sprachnachrichten (WhatsApp) und Spracheingaben (Web-Chat) | Keine Speicherung: nur für die Umwandlung in Text verwendet und danach verworfen |
| Gesprächsprotokolle, Nachrichtenverläufe, Reservierungen, Termine, Bestellungen, Notizen, Patientenakten, Wissensdatenbank – alles, was ein Betrieb in seinem Dashboard sieht | Für die Dauer des Vertrags mit dem Betrieb. Spätestens 30 Tage nach Vertragsende löschen wir das gesamte Konto mit allen Daten; auf Weisung des Betriebs auch früher und einzeln |
| Konto in der Kunden-App (E-Mail-Adresse, Sprache) | Bis Sie es löschen; automatisch, wenn 24 Monate lang weder eine Anmeldung noch ein Gespräch stattgefunden hat. Die Gespräche bleiben dann ohne Verknüpfung zu Ihnen beim Betrieb |
| Anmeldungen in der Kunden-App | 180 Tage oder bis zur Abmeldung; der Eintrag wird 30 Tage danach gelöscht |
| Anmeldecodes und -links der Kunden-App | 10 Minuten und nur einmal gültig; nach einem Tag gelöscht |
| Push-Adressen für Benachrichtigungen | Bis Sie die Benachrichtigungen ausschalten oder das Konto löschen oder der Push-Dienst die Adresse ungültig macht |
| Protokoll versandter Antwort-Hinweise (Push, E-Mail) | 30 Tage |
| Google-Zugriffsberechtigung (Unternehmensprofil) | Bis der Betrieb die Verbindung trennt oder die Berechtigung widerruft; spätestens 30 Tage nach Vertragsende |
| Kopien von Google-Bewertungen | Täglich aufgefrischt; gelöscht spätestens 30 Tage, nachdem Google eine Bewertung nicht mehr anzeigt, und sofort bei Trennung der Verbindung |
| Von Orbi verfasste Antworten auf Bewertungen | Teil der Betriebsdaten: für die Dauer des Vertrags; auf Google bleibt eine veröffentlichte Antwort, bis der Betrieb sie dort entfernt |
| Kontaktformular, Anfragen zur Aktivierung, Anfragen an unsere Informationslinie | Bis die Anfrage erledigt ist, längstens 24 Monate nach dem letzten Kontakt |
| Bestätigungs-, Passwort- und Test-Links | Einmalig gültig; verfallen innert Stunden bzw. am Ende des Tages |
| Rechnungs- und Zahlungsbelege | 10 Jahre (Buchführungspflicht nach Art. 958f OR) |
| Sicherungskopien der Datenbank | Täglich, verschlüsselt (age; der Schlüssel liegt ausserhalb des Servers). Kopien 30 Tage auf eigener Hardware in Winterthur (Schweiz), auf dem Server selbst höchstens 7 Tage. Spätestens 30 Tage nach der Löschung der Originaldaten ist auch die Sicherung gelöscht |
Wird ein Konto gelöscht, werden sämtliche damit verknüpften Daten – Gespräche, Buchungen, Notizen, Akten, Einstellungen – in der Datenbank mitgelöscht.
10Datensicherheit
Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt, auch die Live-Übertragung des Gesprächstons und die Verbindung zu unserer Spracherkennung in Winterthur. Passwörter werden nur als bcrypt-Hash gespeichert; Links zur Bestätigung, zum Zurücksetzen und für Tests nur als Hash und einmalig gültig. Zugangsdaten zu Dienstleistern liegen verschlüsselt in der Datenbank. Die Daten jedes Betriebs sind in der Datenbank strikt nach Betrieb getrennt; jede Abfrage ist an den Betrieb gebunden. Der Zugriff auf Server und Administrationsoberfläche ist auf den Inhaber beschränkt und mit Schlüsseln bzw. serverseitigen Sitzungen gesichert.
11Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 revDSG, Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Bearbeitung, auf Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 28 revDSG, Art. 20 DSGVO) und auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Schreiben Sie an info@or-bi.ch oder an die Postadresse in Abschnitt 1. Wir antworten innert 30 Tagen. Zur Sicherheit müssen wir Ihre Identität prüfen können, bevor wir Auskunft erteilen. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos.
Betrifft Ihr Anliegen Daten aus einem Anruf oder Chat mit einem Betrieb, der Orbi nutzt, wenden Sie sich am besten direkt an diesen Betrieb – er ist der Verantwortliche und kann Ihre Buchung und Ihre Nachrichten im Dashboard sehen und löschen. Schreiben Sie uns, leiten wir Ihr Anliegen weiter.
Haben Sie ein Konto in der Kunden-App eines Betriebs, können Sie es jederzeit selbst im Konto löschen. Damit werden das Konto, Ihre E-Mail-Adresse, alle Anmeldungen, Anmeldecodes und Push-Adressen sofort entfernt. Ihre Gespräche bleiben beim Betrieb, aber ohne Verknüpfung zu Ihnen oder Ihrer E-Mail-Adresse; möchten Sie auch sie gelöscht haben, wenden Sie sich an den Betrieb (oder an uns, wir leiten das Anliegen weiter).
Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) beschweren; im Anwendungsbereich der DSGVO bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes.
12Minderjährige und Änderungen
Unsere Angebote richten sich an Betriebe. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern; ein Kind, das ein Restaurant anruft, wird wie jeder andere Anrufer behandelt, und der Betrieb bleibt der Verantwortliche.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Orbi ändert – zum Beispiel wenn ein neuer Dienstleister hinzukommt oder ein Kanal wegfällt. Massgebend ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.